Die 5 wichtigsten Regeln für Ihre Rednerbuchung

Eine Veranstaltung zu planen erfordert viel Organisationstalent und starke Nerven. Auf viele Faktoren hat man keinen Einfluss und trotzdem ist man für alles verantwortlich. Einer dieser wichtigen Faktoren ist, mit einem externen Redebeitrag für Inspiration und Abwechslung beim Publikum zu sorgen. Aber jeder Veranstaltungsplaner weiß: Einen wirklich guten Keynote Speaker buchen erfordert Know-how. In diesem Expertenbeitrag lernen Sie die fünf wichtigsten Regeln kennen, um einen externen Referenten zum Highlight Ihrer Veranstaltung zu machen.

1. Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung

Als Faustregel gilt, sechs Monate vor Veranstaltungsdatum mit der Grobplanung zu beginnen. Dazu zählen Rahmenbedingungen wie Datum, Location und Größenordnung der Teilnehmerzahl. Denn erst danach können Sie Dienstleister wie Catering, Künstler oder eben Vortragssprecher auswählen und anfragen.

2. Definieren Sie Sinn und Ziel des Events

Ein oft unterschätztes Detail in der Veranstaltungsplanung. Genau wie jeder gute Vortrag eine klare Botschaft und einen erkennbaren roten Faden besitzt, muss auch das Event insgesamt unter einem bestimmten Motto bzw. für ein konkretes Ziel stehen. Es gibt dem Anlass einen Charakter, den auch der Vortragsredner in seinem Beitrag aufgreifen sollte.

3. Wählen Sie den Sprecher persönlich aus

Für die Recherche eines geeigneten Referenten können das Internet oder eine Agentur hilfreiche Instrumente sein. Die Auswahl sollten Sie aber unbedingt selbst und im persönlichen Austausch mit dem Redner treffen. Dieser Redebeitrag soll das Highlight der Veranstaltung werden, da sollten Sie nichts Dritten überlassen. Ein Regisseur wählt den Hauptdarsteller schließlich auch immer persönlich und passend zum Drehbuch aus.

4. Erstellen Sie ein Briefing für den Vortragspart

Apropos Drehbuch: Wie oben beschrieben muss dem Vortragenden Ablauf und Sinn der Veranstaltung geläufig sein. Er soll Bezug dazu nehmen, sonst wirkt sein Vortrag beliebig und nicht stimmig. Auch Details wie An- und Abmoderation, Terminierung des Technik-Checks und optimale Länge des Redeslots sollten penibel geplant und kommuniziert werden.

5. Setzen Sie einen Vertrag für das Speaker Engagement auf

Nicht immer läuft alles nach Plan, erst recht nicht bei einem so komplexen Vorhaben wie der Veranstaltungsorganisation mit vielen Variablen. Das gilt auch für den Keynote Speaker. Achten Sie bei der Beauftragung daher unbedingt auf klare vertragliche Absprachen: Welche Stornobedingungen gelten? Gibt es die Möglichkeit einer Terminverschiebung? Wie wird bei krankheitsbedingtem Ausfall des Referenten verfahren. Ein guter Plan B spart Zeit, Geld und Nerven!